Automatización del presupuesto de gastos del Instituto Politécnico - Barría, Aura E., (Instituto Politécnico, 1980)
En el sector de la política financiera, es necesario muy frecuentemente adoptar con rapidez, decisiones que dependen de un suministro oportuno y amplio de informaciones específicas. A menudo es necesario proporcionar datos provenientes diferentes esferas de competencia, las cuales deben ser relacionados entre sí y en caso necesario comparados. Esto quiere decir que la administración exige, en medida cada vez mayor, servicios a su vez mejores, sobre todo desde el punto de vista cualitativo y ellos ya no son posible prestarlos con ayudas de medios de organización tradicionales. La necesidad de introducir métodos nuevos y modernos es, pues inaplazable. En atención a la distribución de funciones, determinada por motivos de seguridad en el interior de la institución, la obtención oportuna de estas informaciones y de su ordenación y transparencia, sólo es factible mediante el empleo del procesamiento automático de datos. También ha quedado suficientemente demostrado que otras formas de organización y procesamiento no ofrecen esta posibilidad. Con este trabajo damos el primer paso, a corto plazo, hacia la automatización completa, teniendo como soporte el procesamiento automático de datos que nos conducirá al dominio de la ejecución presupuestaria. Hoy presentamos una investigación titulada "AUTOMATIZACION DEL PRESUPUESTO DE GASTOS DEL INSTITUTO POLITECNICO", ella surgió como necesidad prioritaria con el objeto de ofrecer esos informes presupuestarios de gastos, importantísimos no sólo con la intención de saber la situación económica real de la institución, sino también en grado mayor, la adopción de una política financiera efectiva, apoyada en gran medida a la toma correcta de decisiones. En realidad no hemos dado origen a un sistema presupuestario completamente nuevo, de hecho se observa que el título "del trabajo omite este término "Sistema Presupuestario", atacamos el problema en base a un sistema actual existente llevado manualmente. Nos dirigimos directamente a la aplicación del computador a la necesidad imperante en ese momento; la rendición a tiempo de informes presupuestarios. El hecho de que en nuestro trabajo esté ausente el término sistema, no indica en modo alguno su carecimiento de los pasos imprescindibles del Desarrollo de Sistemas, pues en nuestro caso contemplamos una serie de fases necesarias para llevar a feliz término esta etapa prioritaria del presupuesto. Para dar una idea mayor del alcance del trabajo, proseguimos a dar una descripción breve del contenido del mismo. En los primeros capítulos I, II y III se brinda información general de la institución, la estructura programática de la misma, así como también un enfoque global-conceptual de los términos comúnmente empleados en este trabajo; damos un marco teórico del Presupuesto por Programa, técnica que se aplica actualmente a nivel institucional en el país. En los capítulos posteriores IV y V entramos directamente a la automatización del presupuesto de gastos, iniciando una descripción previa del Departamento de Presupuesto involucrando en ellos funciones del departamento, ubicación del mismo dentro del organigrama general de la institución, descripción breve del sistema de presupuesto de gastos existentes, haciendo énfasis en procedimientos administrativos, libros y auxiliares de registros y circulación de documentos de compromiso. como parte de la documentación de estos capítulos recurrimos a un tipo conocido de la misma, aquel que se da a nivel de carpetas, entre ellas la administrativa, programación En la carpeta administrativa se brinda un resumen administrativo, planteamiento del problema, objetivos, se analizan las entradas, las salidas al sistema y requerimientos; haciendo hincapié en este último punto, en los recursos humanos y materiales, planteando las ventajas ofrecidas por la automatización. Luego entramos a la etapa de programación (carpeta de programación), la cual constituye para nosotros el núcleo central de esta obra, debido a su carácter laborioso. Ella la forman un bloque de dieciocho programas, que trabajan enlazados para brindar los resultados tan ansiosamente esperados. Dentro de cada programa se ofrece definición del programa, diagrama de bloques, diseño de registros, datos de prueba e informes. Para efectos de mejor comprensión del trabajo seccionamos el mismo en tres fases principales; maestro de presupuesto, maestro de transacciones y actualización e informes. Y por Último la carpeta de captación que constituye el soporte principal de los usuarios del sistema. Esperamos que este trabajo reúna los requisitos deseados por los cuales nos comprometimos, concluyendo así la primera etapa del mismo y por consiguiente nos llevará al dominio de la ejecución presupuestaria.