Diseño de metodología para mejorar el tiempo de respuesta de los proveedores en el despacho de los bienes o servicios indicados en las ordenes de compras emitidas por la dirección de proveeduría de compras de la Universidad Tecnológica de Panamá - Salcedo Pardo, Iván, (Universidad Tecnológica de Panamá, 2014)
El presente trabajo tiene como objetivo principal, mostrar la situación real, a la que se enfrenta la Dirección de Proveeduría y Compras de la Universidad Tecnológica de Panamá, la cual a menudo se define una disconformidad debido a que sus proveedores no despachan los pedidos en las cantidades correctas, así como con las características de los bienes que habían cotizado y propuesto antes de la adjudicación, lo que trae consigo retrasos en la aceptación de los mismos, o en el peor de los casos, la anulación de la orden de compra para realizar una nueva contratación pública. Si a esta situación, le adicionamos el hecho de que algunos proveedores solicitan prórrogas en sus entregas, el problema se incrementa, ya que las unidades de la Universidad, que son las receptoras finales del producto, no reciben los mismos en el tiempo requerido, lo que perjudica el quehacer diario de sus funciones o actividades. Por lo anterior, se hace necesario realizar un estudio que resulte en una metodología o procedimiento a seguir de forma que los proveedores de la Universidad puedan entregar con la premura del caso, los productos que se señalan específicamente en las órdenes de compra, y se evita así retrasos por errores en los despachos, y se logra haciendo más eficiente la gestión de compras. Este proyecto de investigación busca enfocar su estudio en la situación actual de la Dirección de Proveeduría y Compras con el fin de mejorar la participación del mismo y crear una posición sólida y duradera en la mente de sus clientes internos. Este estudio se concentrará en identificar las herramientas necesarias que puedan impulsar el desarrollo de la Dirección de Proveeduría y Compras y mejorar el tiempo de respuesta de los proveedores acorde a su nivel de abastecimiento y disponibilidad haciendo conciencia del deber adquirido para llenar una plaza de servicio de compra de bienes, materiales, equipos, suministros, servicios así como a su recepción, verificación almacenamiento y distribución para adoptar las medidas que sean necesarias para incorporar los objetivos y estrategias fijadas para el desarrollo de la Dirección. Para obtener resultados finales, esta investigación se divide en cinco capítulos en los cuales se detallan los factores de mayor relevancia a estudiar. El capítulo número uno del estudio se concentra en estudiar las generalidades de la Institución y Diseño de la Investigación de la organización, lo cual permitirá observar la situación actual del plan de acción a tomar dentro de la dirección. Con estop se busca determinar las fallas que puedan estar ocurriendo para que la demora en la entrega de los suministros se dilate, Información que reflejará si las políticas de mejoramiento continuo y técnicas de herramientas estadísticas, fuentes de información primarias y secundarias de la institución y sus responsabilidades básicas para favorecer el desarrollo de políticas de aseguramiento de suministros y optimización de los recursos para lograr el funcionamiento eficiente; el nivel de formación, y la identificación de lagunas de conocimientos para así implementar los programas necesarios (de capacitación, reclutamiento o complementación). El capítulo número dos de este trabajo, busca estudiar la situación actual de los despachos por parte de los proveedores, ya que al investigar las posibles causas de las dilataciones, se procede a hacer una investigación a fondo, dando como resultado todo el procedimiento de recorrido de la orden de compra y la posible causa de la demora, se podrá ver las opciones y alternativas que tiene la dirección para prevenir y corregir a corto mediano y a largo plazo, se pretende observar las estrategias para aprender de sus errores y hacer uso del recurso humano y tecnológico para dar seguimiento a la estrategia que nos garantice el éxito. Dado que el posicionamiento se da por la percepción que tienen los clientes internos de los productos y servicios que los proveedores tienen para ofrecerles, el capítulo número tres va enfocado a conocer la situación actual de los despachos por parte de los proveedores dando un esquema de descripción del procedimiento general del trámite de requisiciones y órdenes de compra y el trámite de compras con el estado y sus reglas generales además del estado de las solicitudes de prórrogas y el diagrama de espina de pescado o de causa y efecto, con base en las causas de los errores en el despacho de la mercancía por parte de los proveedores, además de los procedimientos relacionados con la adquisición, recepción almacenaje y distribución de bienes materiales suministros y servicios de la Universidad Tecnológica de Panamá y , por último, se tomaron datos y se analizaron gráficamente para realizar una evaluación de la cantidad de solicitudes de prórrogas no autorizadas durante el periodo 2012-2013. Esta información será de ayuda para conocer la situación actual de las requisiciones y así determinar las fallas que puedan estar ocurriendo para que el despacho no se cumpla favorablemente. El contenido del capítulo cuatro hace referencia a todas aquellas propuestas presentadas para la solución de los retrasos en los pedidos realizados y despachos de las órdenes de compra, información de suma importancia para este proyecto de investigación, debido a que la misma servirá de guía para darle solución al problema a resolver en este proyecto. Para culminar este trabajo investigativo, una vez conocida toda la realidad del problema y al haber determinado un punto crítico, se procederá a hacer análisis de las diferentes alternativas de solución para así poder desarrollar y recomendar aquella que pueda satisfacer los objetivos propuestos. (Tomado de la fuente)