| Sumario: | La tendencia en el funcionamiento de las organizaciones educativas en la actualidad, es hacia una automatización creciente de las actividades rutinarias y que involucran el manejo de un gran volumen de datos. El Centro Regional Tecnológico de Azuero no escapa a esta realidad. En el orden académico, el Centro maneja registros con información sumamente confidencial sobre los estudiantes; una de carácter permanente y otra, los más, de carácter variable, lo cual presupone su constante actualización. Lo antes dicha nos hace deducir que por su carácter confidencial y por la cantidad de datos que debe manejar, el Sistema de Registros Académicos debe cumplir con dos requerimientos claramente definidos: el primero, ser confiable y sólo accesible al personal autorizado; el segundo, ser eficiente en la generación de la información actualizada para el proceso de toma de decisiones par parte de los Coordinadores Académicos por facultad y de la Secretaria Académica del Centro. En la actualidad, se plantea el problema de que el Sistema de Registro Académico no cumple en forma correcta con estos dos requisitos y se presupone que es debido, principalmente, a la forma manual de su funcionamiento, El presente trabajo surge de la preocupación por mejorar este Sistema y lograr condiciones más favorables para el funcionamiento de la Secretaría Académica y de los Coordinadores Académicos de las diversas facultades con que cuenta el Centro Regional de Azuero. Además, surge de las exigencias del mundo moderno que plantea a las organizaciones educativas el reto de cambios en su forma de funcionamiento, en “Su manera de hacer las cosas”, economizando recursos por la vía de la computarización. En este orden de ideas, nos planteamos varios objetivos que pretendimos alcanzar con el Análisis y Diseño del Sistema de Registro Académico computarizado; éstas son: Objetivos Generales: -- Detectar los problemas más relevantes del Sistema Actual de Registro Académico. -- Ofrecer una alternativa de solución consecuente con las necesidades y limitaciones del Centro. -- Diseñar, de manera general, un Sistema Automatizado de Registro Académico. Objetivos Específicos: -- Tornar más eficiente el proceso de matrícula. -- Agilizar el Proceso de actualización de registros. -- Generar la información necesaria para la toma de decisiones académicas. Con el propósito de alcanzar les objetivos arriba descritos, utilizamos diversas técnicas de investigación, entre las que sobresalen: -- Análisis de los flujos de la información, de funciones y de proceso, lo cual nos permitió constatar qué información es necesaria, quién la necesita y cómo ésta fluye. -- Análisis de las entradas y salidas y su descripción detallada. -- Entrevistas a Coordinadores Académicos y Secretario Académico del Centro. -- Cuestionario al personal involucrado con el Sistema. -- Recopilación de documentos. -- Elaboración de diagramas organizacionales y de flujo. -- Análisis de forma. -- Elaboración de una Tabla Visual de Contenido y Diagramas HIPO; etc. Pese a los grandes esfuerzos realizados, somos conscientes de la necesidad de un análisis más acabado, que ha de profundizar el presente intento por diseñar un Sistema de Registros Académicos. Agradecemos la decidida colaboración tanto del director del centro, como de la Secretaría Académica, y demás personal involucrado con el Sistema Actual.
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