| Sumario: | En nuestra sociedad, los sistemas de información son la base de muchas de las actividades que ocurren en las organizaciones. Las organizaciones con éxito son precisamente aquéllas que han aprendido a utilizar la información como instrumento eficaz para la administración. Los sistemas de información los podemos definir como sistemas de procesamiento de información basados en el computador que apoyan las funciones de operación, administración y toma de decisiones de una organización. Además, de lo que podría llamarse estructura horizontal gerencial, una organización se divide también en distintas especialidades y funciones empresariales que requieren flujos separados de información. Al combinar los niveles gerenciales horizontales con las especialidades empresariales verticales se forma una compleja estructura de la organización que puede visualizarse como una Base de Datos constituida, en forma ideal, por datos generados interna y externamente, relativos al pasado, al presente y a pronóstico de sucesos futuros. Dentro de las actividades administrativas, de un subsistema funcional del sistema de información, las aplicaciones se pueden clasificar, según la clase de información administrativa de soporte que se suministra. Estas pueden ser de seguimiento, información sobre procesos y soporte a las decisiones. La cantidad de recursos requeridos para el procesamiento de información varía, según el nivel de la actividad administrativa. El procesamiento de transacciones brinda la base para el resto del soporte de información. El resultado combinado de la administración, la información y el sistema, es un sistema de información cuya finalidad es hacer que el proceso de administración deje de ser información fragmentada, conjeturas inspiradas en la intuición y solución de problemas aislados para alcanzar el nivel de conocimientos basados en los sistemas, información sobre sistemas, un refinado procesamiento de datos y la solución de problemas desde un punto de vista sistémico. En este contexto, el procesa de toma de decisión y la función del sistema de información va desde el análisis orientado a los datos y la toma de decisiones normales hasta ofrecer información centrada en modelos y tendientes a apoyar las decisiones gerenciales. En el estudio de la Institución se identifican subsistemas de la función organizacional tales como: Presupuesto, Personal, Planillas, Contabilidad, Compras y Almacén, Transporte, Estadística, Auditoría, Psicología, Capacitación, Aspectos Académicos, Bienestar Estudiantil y Recursos Humanos. También se establecen sus respectivos objetivos, aplicaciones típicas, detalles sobre los flujos de información aplicados, resultados que brindan archivos intermedios y permanentes, hasta lograr un enlace de las actividades identificadas en estos subsistemas. Para efectos de lograr concretar este enlace y que la Universidad prevalezca como una entidad eficiente y competitiva, la misma debe verse desde una perspectiva integral, en donde sus partes trabajan en forma interrelacionada e independiente en perfecta coordinación. La consecuencia inmediata de ésta deberá ser la generación de información homogénea y consistente que mejorará el flujo de información, facilitando las relaciones de trabajo, incrementando el entendimiento, mejorando la cooperación técnica de las operaciones, brindando más libertad a los trabajadores y elevando la eficiencia. Para establecer el Sistema de Información Gerencial para la Universidad Tecnológica de Panamá (SIGUTP) proponemos una base de datos con una comunicación física a través de todos los departamentos de la Institución. Esta propuesta considera la interface Usuario/Sistema, los requerimientos del sistema concretados en requisitas tales como: Confiabilidad, Disponibilidad, Flexibilidad, Simplicidad, Vida Esperada y Potenciabilidad de crecimiento, Modularidad, Mantenimiento y otros. Atendiendo a un estudio preliminar realizado de los detalles de diseño y estructura de los archivos existentes en las aplicaciones operacionales automatizadas, y en base a los volúmenes de información actuales y respectivos pronósticos, establecemos los requerimientos de Procesamiento de Datos, lo referente al Factor Humano, requerimientos de Factibilidad y las consideraciones de rigurosa aplicación que habría que imprimir en torno a lograr un balance óptimo con un control y coordinación centralizada a la vez que se provea de una funcionalidad distribuida. Dado que se plantea un sistema que trabajará con una Base de Datos, establecemos varias políticas conducentes a lograr la integración requerida, entre ellas las siguientes: - Estandarización de documentos y procedimientos. - Estandarización de nombres de documentos fuentes y de salidas. - Estandarización de códigos. - Confección e implementación de manuales de procedimientos y actualización de los mismos. - Coordinación en la adquisición de equipo. La alta gerencia deberá establecer un Comité de Sistemas de Información compuesto por representantes de todos los estamentos para evaluar periódicamente el desempeño y la productividad del Sistema de Información. Para el Sistema de Información propuesto distinguimos cuatro grandes procesos debidamente relacionados que cubren en términos generales lo siguiente: - Presupuesto, Recursos Humanos, Contabilidad y Finanzas y estudiantes. Estos procesos son los más representativos e integran casi todos los elementos de la Base de Datos. Este Sistema deberá estar en capacidad de generar todo tipo de reportes que satisfarán a cualquiera de los niveles de la pirámide organizacional. Las autoridades universitarias podrán tener acceso a información consistente y oportuna; en tanto que en el nivel operacional se agilizará el movimiento de las transacciones.
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